NOTICE OF PRIVACY PRACTICES 

THIS NOTICE DESCRIBES HOW MEDICAL INFORMATION ABOUT YOU MAY BE USED AND DISCLOSED AND HOW YOU CAN GET ACCESS TO THIS INFORMATION. PLEASE REVIEW IT CAREFULLY.

Practice Name Location GYN Women’s Centre of LWR 

Address 8340 Lakewood Ranch Blvd Ste 240 

Lakewood Ranch, FL 34202 

Our Duty to Safeguard Your Protected Health Information

We understand that medical information about you is personal and confidential. We are committed to protecting that information.

We are required by law to:

• Maintain the privacy of your protected health information (PHI)
• Provide you with this Notice of our legal duties and privacy practices
• Abide by the terms of this Notice
• Notify you in the event of a breach of your protected health information

We reserve the right to change the terms of this Notice. Any revisions will apply to all protected health information we maintain. If we revise this Notice, we will post an updated version and make paper and electronic copies available upon request.

When we release your information, we disclose only what is necessary to achieve the purpose of the use or disclosure. However, your complete medical information may be released:

• If you sign a written authorization
• If you request your own records
• To a provider involved in your treatment
• When required by law

We will not use or sell your information for marketing purposes without your written authorization.

How We May Use and Disclose Your Protected Health Information

We do not need your authorization for uses and disclosures related to treatment, payment, or healthcare operations.

For Treatment

We may use or disclose your medical information to provide medical treatment or services. This includes sharing information with doctors, nurses, pharmacists, and other healthcare personnel involved in your care.

For Payment

We may use or disclose your medical information to bill and collect payment for services. For example, we may submit information to Medicare or your insurance company that includes diagnoses and services provided.

For Healthcare Operations

We may use or disclose your medical information for practice operations, such as:

• Quality assessment
• Staff training
• Audits
• Legal or accounting services

Additional Uses and Disclosures

Unless you object, we may:

• Send appointment reminders
• Provide information about treatment alternatives
• Inform you of health-related services or benefits

We may also disclose your information when required or permitted by law, including:

• Law enforcement requests (court order, subpoena, warrant)
• Reporting suspected abuse, neglect, or domestic violence
• Public health reporting (disease, injury, vital statistics)
• Health oversight activities
• Coroners, medical examiners, funeral directors
• Organ and tissue donation organizations
• Medical research (when permitted)
• Preventing serious threats to health or safety
• Disaster relief coordination
• Family or friends involved in your care
• Workers’ compensation programs
• Judicial or administrative proceedings

Special Categories

Substance Use Disorder (SUD) Treatment Records (42 CFR Part 2)

If we receive SUD treatment records:

• We may use and disclose them for treatment, payment, and operations if covered by general consent.
• If obtained under specific consent, we will only use them as permitted.
• We will not disclose them in legal proceedings without proper authorization or court order.

State Health Information Exchange

Your health information may be shared electronically with other providers involved in your care.

Electronic Patient Chart Sharing

We participate in electronic chart-sharing systems with other providers.

Appointment Reminders

We may contact you about upcoming appointments or treatment.

Text Messaging & Email Communications

By providing contact information, you consent to receiving communications via:

• Email
• Text message (SMS/MMS)
• Phone (including auto-dialer or prerecorded messages)

You acknowledge that unencrypted communications may not be secure.

Carrier charges may apply.

You may:

• Opt out of emails by contacting our office
• Opt out of texts by replying STOP

Opt-out requests will be honored promptly.

Artificial Intelligence (AI) Tools

We may use AI tools to support scheduling, documentation, or data analysis.

Safeguards are in place to protect your information. All clinical decisions are made by licensed providers using independent judgment. AI supports — but does not replace — clinical expertise.

Uses and Disclosures That Require Written Authorization

We must obtain your written authorization for:

• Marketing
• Sale of your information
• Release of psychotherapy notes

Psychotherapy notes are kept separate from your medical record and do not include medications, diagnosis, treatment plans, or session times.

You may revoke your authorization in writing at any time. We cannot retract disclosures already made.

Your Rights Regarding Your Medical Information

To exercise any rights below, contact our Medical Records Department.

Right to Request Restrictions

You may request limits on how we use or disclose your information. Requests must be in writing.

We are not always required to agree, but if we do, we will honor the restriction.

If you pay out-of-pocket in full, you may request we not disclose information to your insurer.

You may:

• Request alternative communication methods or addresses
• Opt out of fundraising communications

Right to Access, Inspect, and Copy

With limited exceptions, you may inspect and obtain copies of your PHI in writing.

We may charge a reasonable copying fee.

If access is denied, you will receive written explanation and information about review rights.

Right to Amend

If you believe your record is incorrect or incomplete, you may request an amendment in writing with a reason.

If denied, you may submit a statement of disagreement.

Right to an Accounting of Disclosures

You may request a list of certain disclosures made in the past six years.

One list per year is free. Additional requests may incur a fee.

Right to a Paper Copy

You may request a paper copy of this Notice at any time, even if you received it electronically.

Our Responsibilities

We are required by law to:

• Maintain the privacy and security of your PHI
• Notify you promptly if a breach occurs
• Follow the practices described in this Notice
• Obtain written authorization for uses not described here

You may change your authorization at any time in writing.

Questions and Complaints

If you have questions about this Notice or believe your privacy rights were violated, contact:

Office of the HIPAA Privacy and Security Officer
Phone: 1.866.825.1606
4010 W. Boy Scout Blvd., Suite 500
Tampa, FL 33607

You may also file a complaint with:

U.S. Department of Health and Human Services
Office for Civil Rights – Region IV
Centralized Case Management Operations
200 Independence Avenue, S.W. Room 509F HHH Bldg.
Washington, D.C. 20201
Email: [email protected]

We will not retaliate against you for filing a complaint.

Last Updated: January 28, 2026

NOTIFICACIÓN DE PRÁCTICAS DE PRIVACIDAD

ESTA NOTIFICACIÓN DESCRIBE CÓMO LA INFORMACIÓN MÉDICA ACERCA DE USTED PUEDE SER UTILIZADA Y REVELADA Y CÓMO PUEDE OBTENER ACCESO A ELLA. POR FAVOR REVÍSELA CON CUIDADO.

Practice Name Location 

GYN Women’s Centre of LWR 

Address 

8340 Lakewood Ranch Blvd Ste24C 

Lakewood Ranch, Fl 34202 

Nuestra obligación de salvaguardar su información médica protegida

Entendemos que su información médica es personal y confidencial. Estamos comprometidos a proteger esa información.

Estamos obligados por la ley a:

• Mantener la privacidad de su información médica protegida (PHI)
• Proporcionarle esta notificación sobre nuestras obligaciones legales y prácticas de privacidad
• Cumplir con los términos de esta notificación
• Notificarle en caso de una violación (fuga) de su información médica protegida

Nos reservamos el derecho de modificar los términos de esta notificación. Cualquier revisión será aplicable a toda la información médica protegida que mantenemos. Si realizamos cambios, publicaremos la versión actualizada y pondremos copias electrónicas y en papel disponibles a solicitud.

En general, cuando divulgamos su información, solo divulgamos lo necesario para cumplir el propósito del uso o revelación. Sin embargo, toda su información podrá divulgarse:

• Si firma una autorización escrita
• Si solicita su propia información
• A un proveedor involucrado en su tratamiento
• Cuando lo requiera la ley

No utilizaremos ni venderemos su información con fines comerciales sin su autorización escrita.

Cómo podemos utilizar y revelar su información médica protegida

No necesitamos su autorización para usos relacionados con tratamiento, pago u operaciones de atención médica.

Para tratamiento

Podemos utilizar o revelar su información médica a médicos, enfermeras y demás personal involucrado en su atención. Esto incluye compartir información entre miembros de su equipo médico o con su farmacéutico.

Para obtener pago

Podemos utilizar o revelar su información médica para facturar y cobrar servicios médicos. Por ejemplo, podemos enviar información a Medicare o a su aseguradora para que procesen el pago de su tratamiento.

Para operaciones de atención médica

Podemos utilizar o revelar su información médica para:

• Evaluar la calidad de nuestros servicios
• Realizar auditorías
• Capacitación del personal
• Servicios legales o contables

Usos adicionales

A menos que usted se oponga, podemos:

• Enviarle recordatorios de citas
• Informarle sobre alternativas de tratamiento
• Notificarle sobre servicios relacionados con la salud que puedan interesarle

También podemos divulgar su información cuando lo permita o exija la ley, incluyendo:

• Órdenes judiciales, citaciones o procesos legales
• Reportes de abuso, negligencia o violencia doméstica
• Reportes de salud pública (enfermedades, lesiones, estadísticas vitales)
• Actividades de supervisión de salud
• Forenses, examinadores médicos o funerarias
• Donaciones o trasplantes de órganos
• Investigación médica (cuando esté permitida)
• Prevención de amenazas graves a la salud o seguridad
• Coordinación de ayuda en desastres
• Familiares o amigos involucrados en su cuidado
• Programas de compensación laboral
• Procedimientos judiciales o administrativos

Categorías especiales

Registros de Tratamiento por Trastorno por Consumo de Sustancias (SUD – 42 CFR Parte 2)

Si recibimos registros de un programa cubierto por la Parte 2:

• Podemos utilizarlos para tratamiento, pago y operaciones si existe consentimiento general.
• Si el consentimiento es específico, solo los usaremos según lo permitido.
• Nunca los utilizaremos en procesos legales sin consentimiento o una orden judicial válida.

Intercambio estatal de información médica

Su información puede compartirse electrónicamente con otros proveedores involucrados en su atención.

Intercambio electrónico de expedientes

Participamos en sistemas electrónicos de intercambio de historiales médicos.

Recordatorios de citas

Podemos contactarlo sobre citas o tratamientos futuros.

Mensajes de texto y correo electrónico

Al proporcionar su información de contacto, usted autoriza recibir comunicaciones por:

• Correo electrónico
• Mensajes de texto (SMS/MMS)
• Teléfono (incluyendo sistemas automáticos o mensajes pregrabados)

Usted reconoce que las comunicaciones no cifradas pueden no ser seguras. Pueden aplicarse cargos de su operador.

Puede:

• Cancelar correos electrónicos contactando nuestra oficina
• Cancelar mensajes de texto respondiendo “STOP”

Las solicitudes de exclusión se atenderán con prontitud.

Herramientas de Inteligencia Artificial (IA)

Podemos utilizar herramientas de IA para mejorar la eficiencia y calidad de su atención (por ejemplo, programación o documentación).

Hemos implementado medidas de protección. Todas las decisiones clínicas serán tomadas por un profesional con licencia utilizando su criterio independiente. La IA apoya, pero no reemplaza, la experiencia médica.

Usos que requieren autorización escrita

Necesitamos su autorización para:

• Mercadeo
• Venta de su información
• Publicación de notas de psicoterapia

Las notas de psicoterapia se mantienen separadas del expediente médico general y no incluyen diagnósticos, medicamentos, resultados de pruebas ni planes de tratamiento.

Puede revocar su autorización por escrito en cualquier momento. No podemos retirar divulgaciones ya realizadas.

Sus derechos respecto a su información médica

Para ejercer cualquiera de estos derechos, contacte a nuestro Departamento de Registros Médicos.

Derecho a solicitar restricciones

Puede pedir limitaciones sobre el uso o divulgación de su información. La solicitud debe hacerse por escrito.

Si paga completamente de su bolsillo, puede solicitar que no se envíe información a su aseguradora.

Puede solicitar:

• Medios alternativos de comunicación
• Dirección alternativa
• No recibir comunicaciones de recaudación de fondos

Derecho a acceder, inspeccionar y copiar

Con algunas excepciones, puede inspeccionar y obtener copia de su información médica presentando una solicitud por escrito.

Podemos cobrar una tarifa razonable.

Si se niega el acceso, recibirá una explicación por escrito.

Derecho a modificar

Puede solicitar correcciones si considera que su información es incorrecta o incompleta. La solicitud debe hacerse por escrito con una razón.

Derecho a contabilización de revelaciones

Puede solicitar una lista de ciertas divulgaciones realizadas en los últimos seis años.

Una solicitud por año es gratuita. Solicitudes adicionales pueden generar cargos.

Derecho a copia en papel

Puede solicitar una copia impresa de esta notificación en cualquier momento.

Nuestras responsabilidades

Estamos obligados por ley a:

• Proteger la privacidad y seguridad de su información médica
• Notificarle prontamente si ocurre una violación
• Cumplir las prácticas descritas en esta notificación
• Obtener autorización escrita para usos no descritos aquí

Preguntas y quejas

Si tiene preguntas o inquietudes, contáctenos.

Si cree que se han violado sus derechos, puede comunicarse con:

Oficina del Oficial de Privacidad y Seguridad de HIPAA
Teléfono: 1.866.825.1606
4010 W. Boy Scout Blvd., Suite 500
Tampa, FL 33607

También puede presentar una queja ante:

U.S. Department of Health and Human Services
Office for Civil Rights – Región IV
Centralized Case Management Operations
200 Independence Avenue, S.W. Room 509F HHH Bldg.
Washington, D.C. 20201
Correo electrónico: [email protected]

No tomaremos represalias por presentar una queja.

Última actualización: 28 de enero de 2026