Privacy Policy - GYN Women's Centre

Notice of Privacy Practices

Practice Name Location GYN Women’s Centre of LWR

Address 8340 Lakewood Ranch Blvd Ste 240

Lakewood Ranch, FL 34202

THIS NOTICE DESCRIBES HOW MEDICAL INFORMATION ABOUT YOU MAY BE USED AND DISCLOSED AND HOW YOU CAN GET ACCESS TO THIS INFORMATION. PLEASE REVIEW IT CAREFULLY.

I. Our Duty to Safeguard Your Protected Health Information.

We understand that medical information about you is personal and confidential. Be assured that we are committed to protecting that information. We are required by law to maintain the privacy of protected health information and to provide you with this Notice of our legal duties and privacy practices with respect to protected health information. We are required by law to abide by the terms of this Notice, and we reserve the right to change the terms of this Notice, making any revision applicable to all the protected health information we maintain. If we revise the terms of this Notice, we will post a revised notice and make paper and electronic copies of this Notice of Privacy Practices for Protected Health Information available upon request. We are required by law to notify you in the event of a breach of your protected health information.

In general, when we release your personal information, we must release only the information needed to achieve the purpose of the use or disclosure. However, all of your personal health information that you designate will be available for release if you sign an authorization form, if you request the information for yourself, to a provider regarding your treatment, or due to a legal requirement. We will not use or sell any of your personal information for marketing purposes without your written authorization.

II. How We May Use and Disclose Your Protected Health Information.

For uses and disclosures relating to treatment, payment, or health care operations, we do not need an authorization to use and disclose your medical information:

For treatment: We may disclose your medical information to doctors, nurses, and other health care personnel who are involved in providing your health care. We may use your medical information to provide you with medical treatment or services. For example, your doctor may be providing treatment for a heart problem and need to make sure that you don’t have any other health problems that could interfere. The doctor might use your medical history to determine what method of treatment (such as a drug or surgery) is best for you. Your medical information might also be shared among members of your treatment team, or with your pharmacist(s).

To obtain payment: We may use and/or disclose your medical information in order to bill and collect payment for your health care services or to obtain permission for an anticipated plan of treatment. For example, in order for Medicare or an insurance company to pay for your treatment, we must submit a bill that identifies you, your diagnoses, and the services provided to you. As a result, we will pass this type of health information on to an insurer to help receive payment for your medical bills.

For health care operations: We may use and/or disclose your medical information in the course of operating our practice. For example, we may use your medical information in evaluating the quality of services provided or disclose your medical information to our accountant or attorney for audit purposes. In addition, unless you object, we may use your health information to send you appointment reminders or information about treatment alternatives or other health related benefits that may be of interest to you. For example, we may look at your medical record to determine the date and time of your next appointment with us, and then send you a reminder to help you remember. Or, we may look at your medical information and decide that another treatment or a new service we offer may interest you.

We may also use and/or disclose your medical information in accordance with federal and state laws for the following purposes:

We may disclose your medical information to law enforcement or other specialized government functions in response to a court order, subpoena, warrant, summons, or similar process.
We may disclose medical information when a law requires that we report information about suspected abuse, neglect or domestic violence, or relating to suspected criminal activity, or in response to a court order. We must also disclose medical information to authorities who monitor compliance with these privacy requirements.
We may disclose medical information when we are required to collect information about disease or injury, or to report vital statistics to the public health authority. We may also disclose medical information to the protection and advocacy agency, or another agency responsible for monitoring the health care system for such purposes as reporting or investigation of unusual incidents.
We may disclose medical information relating to an individual’s death to coroners, medical examiners or funeral directors, and to organ procurement organizations relating to organ, eye, or tissue donations or transplants.
In certain circumstances, we may disclose medical information to assist medical/psychiatric research.
In order to avoid a serious threat to health or safety, we may disclose medical information to law enforcement or other persons who can reasonably prevent or lessen the threat of harm, or to help with the coordination of disaster relief efforts.
If people such as family members, relatives, or close personal friends are involved in your care or helping you pay your medical bills, we may release important health information about your location, general condition, or death.
We may disclose your medical information as authorized by law relating to worker’s compensation or similar programs.
We may disclose your medical information in the course of certain judicial or administrative proceedings.

Other uses and disclosures of your medical information:

State Health Information Exchange: We may make your health information available electronically to other healthcare providers outside of our facility who are involved in your care.

Electronic Patient Chart Sharing: Our facility participates in electronic patient chart sharing with other healthcare providers. Through this process, your health information may be made available to or received from healthcare providers outside of our facility who are involved in your care.

Treatment Alternative: We may provide you notice of treatment options or health related services that improve your overall health.

Appointment Reminders: We may contact you as a reminder about upcoming appointments or treatment.

The following uses and disclosure of PHI require your written authorization:

Marketing
Disclosures for any purposes which require the sale of your information
Release of psychotherapy notes: Psychotherapy notes are the notes by a mental health professional for the purposes of documenting a conversation during a private session. This session could be with an individual or a group. These notes are kept separate from the rest of the medical record and do not include; medications and how they affect you, start and stop time of sessions, types of treatments provided, results of test, diagnosis, treatment plan, symptoms, prognosis.

Other uses and disclosures of PHI not covered by this Notice, or by the laws that apply to us, will be made only with your written authorization. If you provide permission to use or disclose medical information about you, you may revoke that permission, in writing, at any time. You understand that we are unable to take back any disclosures we have already made with your permission, and that we are required to retain our records of the care that we provided you.

III. Your Rights Regarding Your Medical Information.

You have several rights with regard to your health information. If you wish to exercise any of these rights, please contact our Medical Records Department in our office. Specifically, you have the following rights:

Right to Request Restrictions – You have the right to ask that we limit how we use or disclose your medical information. We require that any requests for use or disclosure of medical information be made in writing. Written notice must be sent to the attention of the Office Manager at the practice and address indicated in the header of this Notice. We will consider your request, but in some cases, we are not legally required to agree to these requests. However, if we do agree to them, we will abide by these restrictions. We will always notify you of our decisions regarding restriction requests in writing. We will not ask you the reason for your request. For example, for services you request no insurance claim be filed and for which you pay privately, you have the right to restrict disclosures for these services for which you paid out of pocket. You have the right to ask that we send you information at an alternative address or by alternative means. Your request must specify how or where you wish to be contacted. You have the right to opt out of communications for fundraising purposes.
Right to Access, Inspect and Copy – With a few exceptions (such as psychotherapy notes or information gathered for judicial proceedings), you have a right to inspect and copy your protected health information if you put your request in writing. If we deny your access, we will give you written reasons for the denial and explain any right to have the denial reviewed. We may charge you a reasonable fee if you want a copy of your health information. You have a right to choose what portions of your information you want copied and to have prior information on the cost of copying. Consent is required prior to use or disclosure of an individual’s psychotherapy notes or the use of the individuals PHI for marketing purposes.
Right to Amend – If you believe that there is a mistake or missing information in our record of your medical information you may request that we correct or add to the record. Your request must be in writing and give a reason as to why your health information should be changed. Any denial will state the reasons for denial and explain your rights to have the request and denial, along with any statement in response that you provide, appended to your medical information. If we approve the request for amendment, we will amend the medical information and so inform you.
Right to an Accounting of Disclosures – In some limited circumstances, you have the right to ask for a list of the disclosures of your health information we have made during the previous six years. The list will not include disclosures made to you; for purposes of treatment, payment or healthcare operations, for which you signed an authorization or for other reasons for which we are not required to keep a record of disclosures. There will be no charge for up to one such list each year. There may be a charge for more frequent requests.
Right to a Paper Copy of This Notice – You have a right to receive a paper copy of this Notice and/or an electronic copy from our Website. If you have received an electronic copy, we will provide you with a paper copy of the Notice upon request.

IV. Our Responsibilities:

We are required by law to maintain the privacy and security of your protected health information.
We will let you know promptly if a breach occurs that may have compromised the privacy or security of your information.
We must follow the duties and privacy practices described in this notice and give you a copy of it.
We will not use or share your information other than as described here unless you tell us we can in writing. If you tell us we can, you may change your mind at any time and notify us in writing.

Questions and Complaints:

If you want more information about our privacy practices or have questions or concerns, we encourage you to contact us. If you think we may have violated your privacy rights, or you disagree with a decision we made about access to your medical information, we encourage you to speak or write to our Privacy Officer. If you have questions about this Notice or any complaints about our privacy practices, please contact:

Office of the HIPAA Privacy and Security Officer

Phone: 1.866.825.1606

1501 Yamato Road Suite 200 West

Boca Raton, FL 33431

If you want more information about our privacy practices or have questions or concerns, we encourage you to contact us.

If you think we may have violated your privacy rights, or you disagree with a decision we made about access to your medical information, we encourage you to speak or write to our Privacy Officer.

You also may file a written complaint with the Secretary of the U.S. Department of Health and Human Services at the Office for Civil Rights’ Region IV office.

Centralized Case Management Operations

U.S. Department of Health and Human Services 200 Independence Avenue, S.W. Room 509F HHH Bldg.

Washington, D.C. 20201

Email to [email protected]

We will take no retaliatory action against you if you make complaints, whether to us or to the Department of Health and Human Services. We support your right to the privacy of your health information.

Effective Date:

This Notice was effective on January 1, 2019.

Office of the HIPAA Privacy and Security Officer

Phone: 1.866.825.1606

4010 W. Boy Scout Blvd.

Suite 500

Tampa, FL 33607

FCOM-019.00.a01

Notificación de Prácticas de Privacidad

Practice Name Location

GYN Women’s Centre of LWR

Address

8340 Lakewood Ranch Blvd Ste24C

Lakewood Ranch, Fl 34202

Privacy

ESTA NOTIFICACIÓN DESCRIBE CÓMO LA INFORMACIÓN MÉDICA ACERCA DE USTED PUEDE SER UTILIZADA Y REVELADA Y CÓMO PUEDE OBTENER ACCESO A ELLA. POR FAVOR REVÍSELA CON CUIDADO.

I. Nuestra obligación de salvaguardar su información médica protegida.

Entendemos que su información médica es personal y confidencial. Esté seguro de que estamos comprometidos con proteger esa información. Estamos obligados por la ley a mantener la privacidad de la información médica protegida y a proporcionarle esta notificación acerca de nuestras obligaciones legales y prácticas de privacidad respecto a la información médica protegida. Estamos obligados por la ley a cumplir los térmicos de esta notificación, y nos reservamos el derecho de cambiar los términos de esta notificación, haciendo que cualquier revisión sea aplicable a toda la información médica protegida que mantenemos. Si modificamos los términos de esta notificación, publicaremos una notificación modificada y haremos copias electrónicas y en papel de esta notificación de prácticas de privacidad para información médica protegida, disponibles bajo solicitud. Estamos obligados por la ley a notificarle en caso de que haya una fuga de su información médica protegida.

En general, cuando publicamos su información personal, debemos publicar únicamente la información necesaria. para alcanzar el propósito del uso o la revelación. Sin embargo, toda su información médica personal que usted designe estará disponible para publicarse si firma un formulario de autorización, si solicitó la información para usted mismo, para un proveedor respecto a su tratamiento o debido a un requerimiento legal. No utilizaremos ni venderemos su información personal con fines comerciales sin su autorización escrita.

II. Cómo podemos utilizar y revelar su información médica protegida.

Para usos y divulgaciones relacionados con tratamiento, pago u operaciones de cuidado de la salud, no necesitamos una autorización para utilizar y revelar su información médica:

Para tratamiento: podemos revelar su información médica a doctores, enfermeras y demás personal del cuidado de la salud que estén involucrados en proporcionar su cuidado de la salud. Podemos utilizar su información médica para proporcionarle tratamiento o servicios médicos. Por ejemplo, su médico puede estar proporcionando tratamiento para un problema cardíaco y necesita asegurarse de que usted no presente otros problemas de salud que puedan interferir. El médico podría utilizar su historial médico para determinar que método de tratamiento (como un medicamento o cirugía) es mejor para usted. Su información médica también podría ser compartida entre miembros de su equipo de tratamiento, con su farmaceuta o farmaceutas.

Para obtener pagos: podemos utilizar o revelar su información médica para facturar y recaudar pagos por sus servicios de cuidado de la salud o para obtener permisos para un plan anticipado de tratamiento. Por ejemplo, para que Medicare o una empresa aseguradora pueda pagar su tratamiento, debemos presentar una factura que lo identifique a usted, a su diagnóstico y a los servicios que se le proporcionan. Como resultado, pasaremos este tipo de información médica a una aseguradora para ayudarlo a recibir pagos por sus facturas médicas.

Para operaciones de cuidado de la salud: podemos utilizar o revelar su información médica en el curso de nuestras prácticas de operación. Por ejemplo, podemos utilizar su información médica para evaluar la calidad de los servicios proporcionados o revelar su información médica a nuestro contador o abogado con fines de auditoría.

Adicionalmente, a menos que usted objete, podemos utilizar su información médica para enviarle recordatorios de citas o información acerca de alternativas de tratamiento u otros beneficios relacionados con la salud que puedan ser de su interés. Por ejemplo, podemos ver su historial médico para determinar la fecha y hora de su próxima cita con nosotros, y luego enviarle un recordatorio para ayudarlo a recordar. O podemos ver su información médica para decidir que otro tratamiento o un nuevo servicio que ofrecemos pueden interesarle.

También podemos utilizar o revelar su información médica, de acuerdo con las leyes estatales y federales, con los siguientes fines:

Podemos revelar su información médica a las autoridades u otras funciones especializadas del gobierno en respuesta a una orden judicial, citación, convocación, emplazamiento o proceso similar.

Podemos revelar información médica cuando una ley requiera que reportemos información acerca de supuesto abuso, abandono o violencia doméstica o relacionada con supuesta actividad criminal, o en respuesta a una orden judicial. También debemos revelar información médica a las autoridades que monitorean el cumplimiento de estos requerimientos de privacidad.

Podemos revelar información médica cuando se nos requiera recolectar información acerca de enfermedades lesiones, o para reportar estadísticas vitales a la autoridad de salud pública. También podemos revelar información médica a la agencia de protección y defensa, u otra agencia responsable de monitorear el sistema de cuidado de la salud con fines tales como reportar o investigar incidentes inusuales.

Podemos revelar información médica relacionada con la muerte de un individuo a forenses, examinadores médicos o directores de funerales, y a organizaciones de adquisición de órganos

relacionadas con donaciones o trasplantes de órganos, ojos o tejido.

En ciertas circunstancias, podemos revelar información médica para ayudar con investigación médica y psiquiátrica.

Para evitar una seria amenaza a la salud o la seguridad, podemos revelar información médica a las autoridades u otras personas que puedan, razonablemente, prevenir o disminuir la amenaza de daño, o ayudar con la coordinación de esfuerzos de asistencia en caso de desastre.

• Si personas como miembros de la familia, parientes o amigos personales cercanos están involucrados en su cuidado o ayudan a pagar sus facturas médicas, podemos revelar información médica importante acerca de su ubicación, condición general o fallecimiento.

Podemos revelar su información médica, como está autorizado por la ley, relacionada con indemnización al trabajador 0 programas similares.

Podemos revelar su información médica en el curso de ciertos procedimientos judiciales o administrativos.

Otros usos y revelaciones de su información médica:

Intercambio de información sobre estado de salud: podemos hacer que su información médica esté disponible electrónicamente para otros proveedores de cuidados de la salud, fuera de nuestras instalaciones, que estén involucrados en su cuidado.

Compartir electrónico de archivos de paciente: Nuestro centro participa en el intercambio de historiales electrónicos de pacientes con otros proveedores de atención médica. A través de este proceso, su información médica puede ponerse a disposición o recibirse de proveedores de atención médica externos que participan en su atención.

Alternativa de tratamiento: podemos proporcionarle notificaciones de opciones de tratamiento o servicios relacionados con la salud que mejoren su salud en general.

Recordatorios de citas: podemos contactarlo a manera de recordatorio de sus próximas citas o tratamientos.

Los siguientes usos y revelaciones de información médica protegida (Protected Health Information, PHI) requieren su autorización escrita:

Mercadeo.

Revelaciones por cualquier fin que requiera la venta de su información.

Publicación de notas de psicoterapia: las notas de psicoterapia son las anotaciones realizadas por un profesional de la salud mental con fines de documentar una conversación durante una sesión privada. Esta sesión puede ser individual o grupal. Estas notas son guardadas por separado del resto del registro médico y no incluyen medicamentos y sus efectos en usted, horarios de inicio y final de las sesiones, tipos de tratamientos proporcionados, resultados de pruebas, diagnósticos, plan de tratamiento, síntomas, prognosis.

Otros usos y revelaciones de PHI no cubiertas por esta notificación, o por las leyes que aplican a nosotros, se realizarán solo con una autorización escrita. Si usted proporciona permisos para utilizar o revelar información médica acerca de usted, puede revocar ese permiso, por escrito, en cualquier momento. Usted entiende que no podemos retirar ninguna revelación ya realizada con su permiso, y que requerimos retener nuestros registros del cuidado proporcionado a usted.

III. Sus derechos con respecto a su información médica.

Tiene diversos derechos con respecto a su información médica. Si desea ejercer alguno de estos derechos, por favor contacte a nuestro Departamento de Registros Médicos en nuestra oficina. Específicamente, posee los siguientes derechos:

Derecho a solicitar restricciones: tiene el derecho a pedir que limitemos cómo utilizamos o revelamos su información médica. Requerimos que cualquier solicitud para uso o revelación de información médica se haga por escrito. Las notificaciones escritas deben ser enviadas al consultorio y dirección indicados en el encabezado de esta notificación, dirigidas al Gerente de Oficina. Consideraremos su solicitud, pero, en algunos casos, no estamos obligados legalmente a acceder a estas solicitudes. Sin embargo, si accedemos a ellas, cumpliremos con estas restricciones. Siempre le notificaremos por escrito de nuestras decisiones con respecto a las solicitudes de restricción. No le preguntaremos la razón de su solicitud. Por ejemplo, para servicios que usted solicita que no se presente un reclamo al seguro y paga por ellos de forma privada, tiene derecho a restringir divulgaciones para estos servicios por los cuales pagó de su bolsillo. Tiene derecho a pedir que le enviemos información a una dirección alternativa 0 por medios alternativos. Su solicitud debe especificar cómo o dónde desea ser contactado. Tiene derecho a negarse a recibir comunicaciones con fines de recaudación de fondos.

Derecho a acceder, inspeccionar y copiar: con algunas excepciones (como las notas de psicoterapia o información recogida por procesos judiciales), tiene el derecho a inspeccionar y copiar su información médica protegida si presenta su solicitud por escrito. Si le negamos el acceso, le daremos razones por escrito para la negación y explicaremos cualquier derecho para revisar la negación. Podemos cobrarle una tarifa razonable si desea una copia de su información médica. Tiene derecho a escoger que partes de su información desea copiar y a que se le informe previamente del costo de copiado. Se requiere consentimiento previo al uso o revelación de las notas de psicoterapia de un individuo o el uso de la PHI de un individuo con fines comerciales.

Derecho a modificar: si cree que hay algún error o falta de información en nuestro registro de su información médica, puede solicitar que la corrijamos o agreguemos al registro. Su solicitud debe hacerse por escrito y debe dar razones para la modificación de su información. Cualquier negación indicará las razones para haberla emitido y explicará sus derechos a que la solicitud y la negación, junto con cualquier declaración que usted proporcione en respuesta, sean anexadas a su información médica. Si aprobamos la solicitud para modificación, modificaremos la información médica y se lo informaremos.

IV. Derecho a una contabilización de revelaciones:

en algunas circunstancias limitadas, tiene el derecho a pedir una lista de las revelaciones de su información médica que hayamos hecho en los últimos seis años. La lista no incluirá revelaciones hechas a usted con fines de tratamiento, por pago u operaciones de cuidado de la salud, para las cuales firmó una autorización o por otras razones por las cuales no requerimos llevar registro de las revelaciones. No se le cobrará por solicitar máximo una lista al año. Puede que haya cargos asociados a solicitudes más frecuentes.

Derecho a una copia en papel de esta notificación: tiene derecho a recibir una copia en papel de esta notificación o una copia electrónica de nuestra página web. Si ha recibido una copia electrónica, le proporcionaremos una copia en papel de la notificación, si así lo solicita.

Nuestras responsabilidades:

Estamos obligados por ley a mantener la privacidad y seguridad de su información médica protegida.

Le haremos saber rápidamente si ocurre una fuga que pueda comprometer la privacidad o seguridad de su información.

Debemos seguir las obligaciones y prácticas de privacidad descritas en esta notificación y darle una copia de la misma.

No utilizaremos o compartiremos su información más allá de lo descrito aquí, a menos que nos autorice por escrito. Si nos autoriza, puede cambiar de opinión en cualquier momento y notificarnos por escrito.

Preguntas y quejas:

Si desea más información acerca de nuestras prácticas de privacidad o tiene preguntas o inquietudes, lo invitamos a contactarnos.

Si piensa que hemos violado sus derechos de privacidad, o no está de acuerdo con una decisión que tomamos acerca del acceso a su información médica, lo alentamos a hablar o escribirle a nuestro Oficial de Privacidad.

Si tiene alguna pregunta acerca de esta notificación, o alguna queja acerca de nuestras prácticas de privacidad, por favor contacte a:

Office of the HIPAA Privacy and Security Officer

Phone: 1.866.825.1606

1501 Yamato Road Suite 200 West

Boca Raton, FL 33431

Office of the HIPAA Privacy and Security Officer

Teléfono: 1.866.825.1606

4010 W. Boy Scout Blvd. Suite 500

Tampa, FL 33607

Si desea más información acerca de nuestras prácticas de privacidad o tiene preguntas o inquietudes, lo invitamos a contactarnos.

También puede presentar una queja escrita con la Secretaría del Departamento de Salud y Servicios Humanos de los Estados Unidos en la Oficina para la los Derechos Civiles de la Región

Centralized Case Management Operations

U.S. Department of Health and Human Services 200 Independence Avenue, S.W. Room 509F HHH Bldg.

Washington, D.C. 20201

Correo electrónico a [email protected]

No tomaremos represalias contra usted por presentar quejas, ya sean a nosotros o al Departamento de Salud y Servicios Humanos. Apoyamos su derecho a la privacidad de su información médica.

Fecha efectiva:

Esta notificación fue efectiva el 1 de febrero de 2019.